行程单和发票是同一件事

报销时最容易被要求「发票和行程单都要」——但在现行规则里，这两样指的就是一张票。根据《国家税务总局 财政部 中国民用航空局公告2024年第9号》（关于民航旅客运输服务推广使用全面数字化的电子发票的公告，自2024年12月1日起施行）：中华人民共和国境内注册的公共航空运输企业和航空运输销售代理企业，提供境内旅客运输服务，可开具电子发票（航空运输电子客票行程单），简称电子行程单。电子行程单属于全面数字化的电子发票。

也就是说，电子行程单本身就是发票，不需要、也不能再单独索要一张「发票」。它的票面基本内容包括：发票号码、开票状态、国内国际标识、旅客身份证件信息、行程信息、填开日期、填开单位、购买方信息、票价、燃油附加费、增值税税额、增值税税率、民航发展基金、二维码等。单位财务要核对的报销要素，基本都落在这张票面上。

什么时候能开，走哪些渠道

能不能开，门槛只有一个：所购机票的所有行程结束。不是出票后就能开，也不是飞完其中一段就能开。

时限上，官方口径只有两条：在所购机票所有行程结束后180天内，可通过航空运输企业或代理企业的官网、移动客户端、服务电话等渠道申请开具电子行程单；超过180天的，按照旅客与航空运输企业的约定执行。拿到票之后尽早申请，是更稳妥的做法。

有两项内容不计入票面：退票、选座、逾重行李等附加服务不在开具范围内；保险费是指旅客在购买境内民航旅客运输服务时，购买电子化航空旅客综合保险支付给保险机构的费用，电子行程单合计栏为不含保险费的电子行程单总价。

报销要准备什么：购买方名称和统一社会信用代码

这是本篇标题里「公司报销」和「学校报销」的真正答案。公告第四条的写法是：航空运输企业或代理企业根据旅客提供的购买方名称、统一社会信用代码和行程信息等，如实开具电子行程单，并通过官网、移动客户端下载或以电子邮件等方式交付给旅客。

请注意这里的口径：官方只区分「购买方」和「增值税一般纳税人」，没有按公司、事业单位、学校分类的任何规则。公司、事业单位、学校等需要报销的单位，在开票方眼里都是同一个身份——购买方，要提供的必填信息也一样，就是购买方名称和统一社会信用代码。

所以，「学校报销要不要另外准备材料」这个问题，答案在规则层面是：不需要。真正会提出额外要求的，是各单位内部的财务制度——报销流程、审批层级、额度限制都属于单位自定范畴，与能否开出合规凭证无关。凭证能不能开对，看官方规则；单位给不给报，看单位自己的规定。

抬头填错怎么办：红字行程单换开

抬头一旦填错，走的是换开流程，不是重开一张。按公告第七条，旅客取得电子行程单后，因购买方信息填写有误等原因需要换开的，分两种情形处理：

一是购买方未做用途确认和入账确认的，由航空运输企业或代理企业填开《红字发票信息确认单》（以下简称《确认单》），开具红字电子行程单。这种情况下不需要单位财务介入。

二是购买方已做用途确认或入账确认的，由航空运输企业或代理企业填开《确认单》，经购买方确认后，再依据《确认单》开具红字电子行程单。如果购买方已经把这张行程单用于增值税申报抵扣，还应暂依确认后的《确认单》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得开票方开具的红字电子行程单后，与《确认单》一并作为原始凭证。

对旅客的直接意义是：发现抬头、信用代码填错，越早联系开票方越好；一旦拖到单位入账、抵扣完成，就必须拉上单位财务一起确认，环节明显变长。

纸质行程单还能不能用

公告第五条给了过渡安排：乘机日期在2025年9月30日前的，旅客取得的原纸质航空运输电子客票行程单（纸质行程单）仍可报销入账。同时明确一条硬约束：纸质行程单、电子行程单、其他发票三者之间不可重复开具。这条界限按「乘机日期」划分，与何时开票无关。

关于纸质行程单的性质，中国民用航空局《航空旅行常识》的表述是：它是旅客购买国内航空运输电子客票的付款及报销凭证，兼有行程提示作用，不作为机场办理乘机手续和安全检查的必要凭证；一般情况下只能打印一次。已经打印过行程单的，后续办理客票变更或退票时需要将原行程单交回客票销售单位或航空公司，具体获取方式和使用规则可联系航空公司或销售单位咨询。

留学生最要注意：国际及港澳台行程暂不支持

这一条对留学生读者最关键。官方政策解读和上海税务局的《有关民航旅客运输服务数电发票的热点问答》口径一致：旅客购买国际及港澳台地区航空旅客运输服务暂不支持开具电子行程单。

这不是「可能开不了」的不确定性，而是明确写出的排除项。限制挂靠的是航程属性本身——不看你从哪个渠道买票、用什么方式付款。因此往返海外学校的跨国航段，以及飞港澳台的航段，都不适用前面讲的这套开具流程。实际操作上的建议是：先向所在单位财务确认他们接受哪一类凭证、是否需要其他发票，再买票，不要飞完回头默认能开出一张电子行程单去报销。

拿到之后：查验与入账的路径

凭证开出来，还要能查、能入账。按公告第八条：电子行程单信息系统运行维护单位按规定向税务部门上传电子行程单信息，税务部门通过电子发票服务平台税务数字账户将电子行程单同步传输给购买方。购买方可通过税务数字账户进行查询、查验、下载、打印和用途确认等，也可以通过全国增值税发票查验平台查验；旅客自己可通过个人所得税APP的个人票夹进行查询、下载。

单位侧怎么入账也有明确依据：纳税人取得电子行程单报销入账的，按照财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）、《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）、《会计信息化工作规范》（财会〔2024〕11号）、《会计软件基本功能和服务规范》（财会〔2024〕12号）以及财政部关于电子凭证会计数据标准的规定执行。购买方为增值税一般纳税人的，购进境内民航旅客运输服务按照电子行程单或增值税专用发票上注明的增值税税额确定进项税额。

把凭证开对、开早、购买方信息填准，是旅客这边能控制住的三件事。